Hasta diez minutos por factura es la diferencia entre gestionar este tipo de documentos mediante sistemas digitalizados o empleando métodos tradicionales, una diferencia sustancial de tiempo que repercute en importantes pérdidas de productividad.

Así, si tomamos como tiempo medio dedicado a la gestión de una factura en papel 13 minutos y tres minutos para una factura digital, una compañía que recibe 300 facturas al mes ahorraría alrededor de 75 días en tiempo de trabajo de un empleado que gestione las facturas mediante una aplicación de digitalización de facturas. La empresa que no cuenta con este tipo de sistemas está desperdiciando 50 horas de trabajo de sus empleados al mes, que bien podrían dedicar a otras labores que resultarían más productivas.

Además, siguiendo con el ejemplo anterior, la empresa que recibe 300 facturas al mes necesita, aproximadamente, cinco metros cuadrados para almacenar documentos en papel, espacio que anualmente supone un coste para la empresa de unos mil euros de media.

Las facilidades aportadas por este tipo de soluciones, la sencilla implantación de las mismas y el ahorro de costes son “razones más que suficientes para poner en marcha este tipo de servicios, especialmente por la obligatoriedad existente por parte de la Agencia Tributaria de conservar las facturas de los últimos cinco años”.

 Así es el proceso de digitalización de facturas

Todo comienza con el escaneo de una factura, momento en el que el sistema añade la firma electrónica y opcionalmente, el sello de tiempo. La Ley especifica que entre el escaneo y la firma no puede haber intervención del usuario.

Posteriormente, el documento pasa a formar parte de la base de datos con la información asociada a la factura, sobre la que se puede incluir manualmente la fecha de digitalización, el número de factura, el CIF y/o nombre del emisor, la base imponible, etc.

La solución cuenta con un certificado exclusivo que es específico para la factura electrónica, lo que aumenta la seguridad y evita que se pueda utilizar para la firma de otro tipo de documentos, cumpliendo con las directivas española y europea en materia de firma electrónica.

Además, es posible establecer el sellado de tiempo o ‘time stamping’, utilizado para garantizar el momento exacto en que se produce la firma digital.